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行政管理


行政管理(administration management)是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统。它是社会系统的一个重要分系统。随着社会的发展,行政管理的对象日益广泛,包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。现代行政管理多应用系统工程思想和方法,以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费,提高行政管理的效能和效率。

行政管理是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。也泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统。它是社会系统的一个重要分系统。随着社会的发展,行政管理的对象日益广泛,包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。现代行政管理多应用系统工程思想和方法,以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费,提高行政管理的效能和效率。

最广义的:指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和执行的社会活动。
广义的:指国家政治目标的执行,包括立法、行政、司法等。
狭义的:指国家行政机关对社会公共事务的管理,又称为公共行政。

发展
自从产生国家以来,就有了行政管理但是直到19世纪末才开始形成为一门学科。它经历了以下三个发展时期: 

传统管理时期
从19世纪末至20世纪20年代。德国学者L.von施泰因首先提出“行政学”一词。1887年美国学者I.W.威尔逊发表了行政学的研究一文。1900年美国行政学家F.J.古德诺提出政治与行政分离的主张。1926年美国学者L.D.怀特对行政学研究的主要内容作了系统的论述,开始形成行政学的体系。 早期行政学以研究政府行政效率和节省开支为目标,其内容包括:主张政治与行政分离,实现组织系统化,工作方法程序化、机关事务计划化、工作要求标准化等,以达到权责分明,追求实效。

科学管理时期
20~50年代由于科学管理和行为科学等理论和方法的不断引进,行政管理学的内容不断更新。许多行政学家根据F.W.泰勒的科学管理理论,采用把目标分解成若干层次的小目标,并为实现每个目标建立合理的组织机构。采用科学的办事程序和工作方法,使各项行政工作也能像工业生产流水作业一样,有计划有步骤地进行。行为科学的兴起促使行政管理学转向从社会学、心理学、人类学的角度对人的行为和心理因素以及人与周围环境关系的研究,并注意激发人的积极因素。 

系统管理时期
从50年代起,行政管理有许多新的发展。许多行政管理学家把40年代以来出现的信息论、控制论、运筹学等理论和方法用来研究行政管理同时由于行政管理涉及面愈来愈广,需要考虑的因素愈来愈多,需要把行政管理作为一个系统来研究。 

指导理论

西方理论
弗雷德里克•温斯洛•泰勒-----科学管理理论
马克斯•韦伯----组织理论,于20世纪初提出了官僚制理论。
亨利•法约尔-----一般管理理论

中国理论
中国的行政管理理论比西方理论早两千多年。中国古典行政管理学派主要有儒、道、法三家,代表人物分别是孔子、老子、韩非子,代表作分别是《论语》、《老子》、《韩非子》。以《论语》为代表的儒家思想强调:管理国家要“礼治”、“德治”、“人治”;以《老子》为代表的道家思想强调:管理国家要“无为而治”、以柔克刚;以《韩非子》为代表的法家思想强调:管理国家要“以法为教”、“法不阿贵”。虽然儒、道、法三家的管理思想各有长短,但因封建统治阶级利益需要,儒家的管理思想在中国几千年的历史中一致占据主导地位。新中国建立以后,由于马克思主义在中国的成功实践,其三大理论体系逐渐成为中国行政管理学的理论源泉,并进一步发展出了邓小平理论、三个代表和科学发展观。但受马克思主义理论深度和国民认知能力影响,马克思主义思想并没有在大多数普通民众头脑中扎根。所以,改革开放前的国民思想实质上还是以儒家思想为主流,部分管理者特别是基层管理者的行政管理方法具有较浓的儒家特点。随着改革开放后西方思想的涌入,国民一度出现推崇西方思想文化而摒弃中华思想文化的狂潮,但由于儒家思想根深蒂固,儒家思想和西方思想的冲撞一度导致国民思想出现混沌,行政管理方法特别是基层行政管理方法显得很不统一,常常出现后任管理者否定前任管理者做法的现象。近年来,针对西方管理思想缺乏中国人性基因而在实践中出现的失败结局和中国民众的思想实际,中国管理学界开始反思,逐渐在璀璨的中华文化中积极寻觅符合中国实际的科学管理思想,并出现了既能融合中国儒、道、法管理思想又符合当前中国人性特点的论权者谋等一大批管理学理论,为中国现代行政管理学的发展提供了重要线索,为中国古典思想理论向马克思主义思想理论过渡起到了铺垫作用。

特点
1、一切行政活动都是直接或间接与国家权力相联系,以国家权力为基础的。
2.行政管理是根据国家法律推行政务的组织活动。在执行[2]中又能动地参与和影响国家立法和政治决策,制定政策是行政管理的一种重要活动方式。
3.行政管理既管理社会的公共事务,又执行阶级统治的政治职能。
4.行政管理要讲究管理的效能和效率。它通过计划、组织、指挥、控制、协调、监督和改革等方式,最优地实现预定的国家任务,并达到应有的社会效果。
5.行政管理是人类改造社会的实践活动的一个特定领域,有它自身发展的客观规律性。

职能
从行政管理过程来看,它主要有四项基本职能。
计划。包括制定计划、下达指示、作出决议、进行安排等。
组织。把已经确定的计划和决策付诸实施。组织活动还包括对机构的设置、调整和有效运用,对人员的选拔调配、培训和考核。
协调。通过政策、法令和各种具体措施,不断改善和调整组织之间、人员之间、活动之间的各种关系。使各项工作分工明确、配合密切、步调一致,以共同实现预定目标。
控制。即监督、检查的职能。可以通过统计资料和实时信息的分析,如人事、组织、财务等情况进行控制。

研究内容
行政管理学是一门交叉科学,研究内容十分丰富。其研究的基本范畴和原理随着行政管理实践的深入而被
人们揭示。因此,行政管理学的研究内容是发展变化的,不同学派,不同教科书,有不同的或大同小异的体系。但一般来说,行政管理学研究的内容大体包括:1、行政管理的一般理论。主要研究和了解:行政管理学是一门综合性、应用性的科学,行政环境和行政职能是行政活动的依据和基础。
2、行政管理的主体。主要研究和了解:行政组织和机构,行政领导以及执行公务的工作人员。
3、行政管理的过程。主要研究和了解:行政管理是一个由多个环节和有机部门组成并有效运作的过程。它们主要有行政决策、行政执行、行政协调、行政信息、行政监督。
4、行政管理的保障。主要研究和了解:行政管理过程要能够顺利运行达到预期效果,必须依据一系列的保障手段。主要有:财务行政、行政法治、行政方法、行政道德。
5、行政管理的目的。主要研究和了解:提高行政效率是行政管理的出发点和归宿,而行政改革是提高行政效率的必由之路。[

发展趋势
现代行政管理的发展趋势可以归结为以下几点:
1. 行政管理系统化。把行政管理看成是由许多相互支持和相互制约的、并有一定功能的各种要素或子系统所构成的总体系统。有效的行政管理系统,就是通过设置合理的机构、配备适当的人员、采用一定的程序和方法,把计划、组织、指挥、控制、协调等管理活动有机结合起来。应用系统工程思想和方法来组织各项行政活动,要求对行政管理活动作定量的系统分析,建立相应的数学模型和逻辑模型,通过分析和评价,选择最优的行政管理方案。
2. 行政决策科学化。行政决策是为履行国家的行政管理职能而进行的决策活动。行政管理实践中遇到的需要采取行动的问题,都要依靠行政决策提出解决办法。行政决策体现国家的意志和利益,不仅对行政组织内部具有约束力,而且对其管辖范围内一切有关的企业事业单位、机关团体等都具有约束力。行政决策按层次级别可分为国家决策、地方决策和基层决策,按决策性质可分为战略决策、策略决策和战术决策等。行政决策除各级行政机关领导层进行决策外,还可设置专门的决策机构,集中一批有广泛的科学知识和丰富的社会实践经验的专门人才,配备先进的电子计算机,专门从事决策研究和政策分析。下图是行政管理战略决策过程示意:
决策支持系统的主要任务是:通过计算机、视听设备、通信设备、事务处理设备等硬件系统,给决策者提供丰富的直觉的信息支持;另一方面,通过系统分析、运筹学、预测技术、行为科学等技术和方法形成软件系统,给决策者以科学决策方法的全面支持。现代行政决策可采用各种决策分析方法,遵照科学决策程序进行。
1. 行政管理方法的定量化和最优化。在预测方面有各种预测技术,如特尔斐法、趋势法、时间序列法、回归法、平滑法、弹性系数法等。决策方面有多目标决策、竞争性决策、层次分析法、群决策、模糊决策、随机性决策等。控制和协调方面有计划协调技术(PERT)、关键路线法(CPM)等。分析和评价方面有系统分析、可行性研究、成本效益分析、灵敏度分析、风险分析等。
2. 行政事务工作的现代化和自动化。机关行政事务工作实质上 是信息的收集、处理、传输、存储和更新。建立电子计算机网络,建立行政管理信息系统,实现在线信息处理,是机关管理现代化和自动化的主要方向。

工作流程
对于行政助理的工作职责,对于不同的公司来说,职责是不一样的,但是主要的工作职责还是有共同点如下:
1.准备有关行政问题解决方案、年度报告等文件;
2、管理公司内部相关的文件;固定资产管理、办公用品采购等行政工作。
3.分析运营实践中出现的问题,制定新的工作流程或就原有的流程进行改进
4.向员工传达相关制度
5.优化工作流程,简化汇报程序,降低成本
6.会务安排。

1. 人事档案,文件管理,社保,医保,考核,传达文件,会议记录
2. 配合人事招聘,录用,评估,辞退等相关事宜。
3. 协助办公室事务管理
4. 前台工作:电话转接 、专业书籍、资料管理、文件复印、传真整理、快件寄送、 签收、来宾接待、其它文秘工作。

行政组织
行政组织是行政活动的主体,是行政管理活动得以展开的物质承担者,行政过程中的一切活动都是以行政组织为基础而展开的。得力的行政领导、合理的人事行政、可行的行政决策、有效的行政监督、畅通的行政沟通、和谐的行政协调,均依赖于科学合理的行政组织。因此,行政组织始终是行政学的最基本问题之一,并始终为各国政府及行政学研究所重视。本章首先论述了行政组织的定义、特性、构成要素等基本概念,介绍了行政组织理论的基本观点;其次,论述了行政组织目标、作用以及行政组织的具体结构、原则;再次,论述了行政组织的体制类型及非正式组织。全章从对行政组织的抽象描述逐步转化为具体的论述。

涵义
行政学所研究的是狭义的行政组织。狭义的行政组织是指依一定法律程序建立的、行使国家行政权力、管理社会公共事务的政府组织机构实体。
静态的行政组织结构。
动态的行政组织过程。
生态的行政组织环境。
心态的行政组织意识。

要素
1.物质要素
(1)人员
(2)经费
(3)物质条件
2.精神要素
(1)组织目标
(2)权责结构
(3)人际关系

特征
1.阶级性
2.社会性
3.服务性
4.权威性
5.法制性
6.系统性

目标
行政组织目标的涵义及特征
目标即方向和最终结果。一致性、社会性、明确性和层次性。
行政组织目标的类型
总目标、分目标、个人目标
行政组织目标的作用
组织合理化、考核依据、组织协调、合作意识
行政组织目标的合理化
社会承认、组织能力、团结状态、成员意识

掌握知识
1.掌握政治学、行政学、管理学、法学的基本理论和基本知识
2.掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的基本观点和分析方法以及系统分析、统计分析、调查分析、政策分析等科学方法
3.具有从事党政机关、企事业单位行政管理的基本能力
4.熟悉党和国家的特别是行政管理方面的方针、政策和法规
5.了解行政学的理论前沿以及政治学、管理学、法学等相关学科的发展动态
6.掌握文献检索、资料查询的基本方法,具有一定的科学研究和策划、组织、执行的实际工作能力。

企业
企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念,是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。那么怎样才能做好企业行政管理呢?

1. 确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。《老板》杂志表示企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于被企业管理者的积极有效的配合和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作,而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障,这就要求:以恰当的目标来引导正确的反应行为,以准确的绩效评价作为奖励的科学依据,以不同客体的针对性奖励措施完成激励机制的良性循环。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合,激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。

2. 实行和完善行政首长负责制。实行行政首长(厂长或经理)负责制,建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求,首先必须明确行政首脑的职责和权限,保证其有足够的行政权力和必要的权威;其次必须保证行政首脑的企业管理措施有可靠的行政实施渠道,再次行政首脑必须有一个高水平的咨询机构,保证其企业管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。
3. 合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构和行政渠道进行的,所以,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示等迅速流动贯彻的重要前提,是达到行政管理目标的必要条件。在企业管理当中行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、渠道间沟通不畅、环节繁多。因此,合理设计与选择行政组织机构与行政管理科学化密不可分。

4. 选拔优秀的行政管理人才。现代企业管理当中行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括:良好的个性和心理特征、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力结构包括以信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力为内容的决策制定能力和以善于选择实施办法、用人知人善任、协调统筹全局、应变临阵不乱为内容的决策实施能力。知识结构则包括一般知识、企业管理知识和技术知识三大方面。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理致胜的法宝之一。[

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